2012年6月28日星期四

握手

就在幾個月前某天的早晨,我如常上班,行經某處時發現有兩個黑影,分別站在行人路的兩旁派傳單。正愕然誰會在一大清早幹這些事時,看真一點,原來其中一位是現任立法會議員涂謹申。

本來我要走另一邊的,看到他後,本能上折返走向他,並說了幾句支持的話。他道謝以後就和我握了手。第一次和他握手感覺很奇怪,因為他的手完全不像律師所有,倒覺得像地盤工友,又或者農夫的手,皮膚粗糙但強而有力。

記得多年前曾於某美資公司工作,當中一位分公司高層的握手方式令我印象難忘。不論男或女,這位高層都會用力地跟對方握手,而且還會令對方有點痛。看來有點無禮,但由於他說話的態度懇切,所以只會令人感到熱情,一見難忘。

最近有幾位國內同事來訪,和他們握手的感覺很奇怪,握手都是「輕飄飄」,情況有點像大家輕輕觸碰一下就算了一樣。因為第一位同事是女生,以為她害羞才這樣,怎料和其他男生握手時也一樣。在網上無意中看到這篇文章,才知道這種「輕飄飄」的握手在國內是「流行的派頭」,原來如此!

http://hk.apple.nextmedia.com/supplement/columnist/art/20110914/15611331

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2012年6月25日星期一

Auditee不理睬你怎麼辦?

有從事內審的朋友在FB上留言,說他的Auditee有階級歧視,自己向對方攞料時全無反應,但當IA manager出馬卻完全沒有問題,朋友問如何是好。

首先,有不少機構都有「對等」文化,即是部門之間的溝通必須要由同級來進行。例如自己部門的Officer要找對方的Officer;自己的Manager要找對方的Manager。若果自己的Officer找對方的Manager,便會被視為不尊重對方。所以,在這些機構內工作的內審就要注意,若果遇到比你高級的Auditee不理睬你,可能是這個原因,那就唯有找自己的Manager出面「單聲」,要求他們幫忙。除非auditee是故意「玩嘢」,否則的話,通常都沒問題的。

另外,做fieldwork前,我習慣會安排一個Kick-off meeting,有份參與是次審計的IA和auditee人員都會出席,對方的頂頭上司最好也能參加,在會議中除了講解審計項目的目的,範圍和時間等等外,還可以藉此互相介紹,說好那位IA同事負責甚麼範疇,並由對方那位同事負責提供資料及所需的一切協助。由於對方的頂頭在場,所以通常都比較容易達成協議。

還有,從事內審的平時應要和auditee建立良好的關係,即是「扮下friend」。例如發了電郵問對方一些事情後,最好能打個電話甚至親身找對方follow up一下。我自己比較喜歡親身去一趟,可以藉此寒暄一番。

寒喧要有話題,對方的枱頭擺設是個好開始,例如見到對方放有子女的相片,話題就可以無窮無盡了。年紀多大,那裡就讀,喜歡甚麼活動等等。傾談一陣子後,入正題就容易了。

另外,fieldwork完成後,禮貌上向對方道謝,日後也要保持聯絡,例如節日時發個祝賀電郵,碰面也要寒喧幾句,用意是保持關係。

我不敢說上述的方法是萬試萬靈,但以自己的經驗,超過八成機會是有效的。

從事內審的最好能建立一個自己的social network,除了方便工作外,還可以「收料」,不過這不是一時三刻能做得到,要肯花時間去經營才可以的。

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2012年6月21日星期四

星期三打風機會最高?

熱帶風暴「泰利」於剛過去的星期日突然從東面「殺出」,從氣象圖所見大有直闖本港之勢。星期一早上,大家的話題自然是討論懸掛八號風球的機會有多大。發覺不少人都有一個印象,就是Weekday打風的機會比Weekend少,究竟是否真是這樣?

八掛心態下在天文台找到歷年的颳風資料,並且造了一個極簡單的統計。假設懸掛八號風球就等於「打風」,而且沒有風球是由一號或三號直跳至九號或以上,在過往65年(即是由1946年開始)的102次打風當中,有79次(即77%)是在Weekday(星期一至五)懸掛八號波的,在Weekend(星期六和日)則有23次(即23%)。結論是,Weekday打風的次數較Weekend多(見下圖)。


其實Weekday有5天,Weekend只有2天,按1/7的機會率計,Weekday的機會(1/7x5x100%=71%)必定大於Weekend(1/7x2x100%=29%)的,而此機率也和上述統計結果相差不算很遠。

除此以外,我把打風的日子按星期一至日的分類再來統計一遍,初時以為七天的打風次數應該是差不多,可是出來的結果有點意外,發覺原來於星期三打風的次數最多,65年來共有21次,佔總數的21%;星期六的次數最少,只有11次,即是總數的11%。詳情請看下圖:


我不熟悉統計學,上述如有錯誤,歡迎留言指正。

其實「打風」與否和Weekday/Weekend應該沒有關係,特別是它的路徑。我有一位朋友在修讀碩士課程時,就是研究如何預測颳風的路徑。記得他曾講過,有太多因素能影響颳風的路徑了,有些更可能是不知道甚麼來的,所以颳風如何走是隨機的。

話說回來,假若能證實「打風」與否和Weekday/Weekend是有關係的話,是否代表「X氏力場」真的存在?若想找出答案,應如何去做?若有兄弟姐妹知道,請留言告知,謝謝!

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2012年6月18日星期一

內部控制的方法(5):Physical safeguards

就資產、現金、文件等等物品而言,最基本而且重要的控制方法就是「鎖起來」,鎖匙交由信得過的人甚至親自保管,其實這就是「取存控制(access control)」。當然,access control只是起步,我們還要因應物品的種類,去考慮儲存環境(防火、防水、防蟲等等),儲存時限或時效,和進出記錄等。

舉個較簡單的實例—現鈔,我們除了要找個堅固的夾萬把它們鎖起來外,還要考慮這個夾萬是否防火,並且有沒有需要加防蟲劑甚至防潮劑。現鈔的進出記錄要如何去做才穩妥。還有最容易被忽略的,就是時效,即是如何防止現鈔因舊版問題而變成失效。當然,這些機會不大,但若現鈔存量很多,可能有些放在夾萬角落的現鈔長期沒有人碰過,又或者存放了其他地方的貨幣,但又不知道將會改版。所以,應至少有個機制去防止這種幾十年一遇的事情發生。

就儲存時限而言,用現鈔的確太誇張,如果儲存的東西是食物、藥物或者化學物品的話,相信就比較容易明白。最近有報導說,某幾家大型超市浪費食物,不單把仍可食用的食品倒掉,更有超市在這些食物上灑上漂白水,我看這也是Physical safeguard的手段,不過難看極了!完全暴露出其管理人員的作態。

站在超市的立場,銷毀賣不出去的食物,免卻了有人寧願撿拾食物也不肯買來吃,但畢竟這些人只佔顧客少數,最大的考慮似乎是出於責任問題。若果有人吃了這些食物出了事,難保超市不須承擔責任。況且銷毀食物的成本早以打進了顧客身上,浪費的又不是自己的錢,把食物捐到慈善團體既麻煩又涉及成本,他們當然不肯做多一步。沒有誘因要企業盡社會責任?難矣!

回正題,除了要留意物品本身的access control外,其外部環境也要顧及得到,例如將夾萬放在上鎖的房間內,甚至裝設在隱秘的地方(例如油畫後面?),而不是放置在公用地方。

曾在某機構工作時,他們就將公司所有地方劃分做不同的區域,每個地區由不同的顏色來代表,每位職員的職員證上都有顏色條,代表該位職員能夠進入的區域。要獲得這些顏色條,除了本身的職責外,還要接受安全培訓。

其實access control是一個頗為專業的範疇,維基有一個容易明白又詳細的介紹,有興趣不妨參考一下。

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2012年6月14日星期四

審計都有風險?

相信不少人都知道,審計工作包括範圍,目的,抽樣方法和數量等都和Auditee的風險有莫大關係。可是,原來審計本身也有風險的!

根據維基的記載,審計風險是「審計師發表不恰當審計意見的風險(可能性)」。簡單來說,就是「睇錯風險,出錯Report」。

按目前最流行的講法,審計風險(Audit risk)=固有風險(Inherent risk)x控制風險 (Control risk)x檢查風險(Detection risk)。

為了更能顯示它們之間的關係,我繪畫了以下這幅圖。最底部的剩餘風險(Residal risk),其實就是審計師須要面對的審計風險了。


接下來講一講各種風險是甚麼。

固有風險是假設在沒有內控下發生錯誤的可能。例如準備Voucher時將銀碼寫錯了。一般來說,業務愈複雜,固有風險就愈高。例如一般商品買賣和炒賣衍生工具,前者的固有風險就應該比後者低。

除此以外,業務處身的環境狀況和管理層本身也會影響固有風險的。先講業務環境,例如一家貿易公司,他們的身處的業務環境相對銀行複雜。別的不說,單是相關的法律法規這一項,就已經令後者的固有風險增加。另外,銀行存放大量現金,相對於貿易公司的貨品,現金較容易被挪用和偷走,這一項也會增加固有風險。

至於管理層對固有風險的影響,當中包括他們的能力、誠信、管治水平、對風險的敏感度和人員變動情況。就以管治水平為例,若企業的管治差勁,固有風險隨之而增加。這也解釋了,為何當有上市企業高層捲入官司,其股價例必大跌。因為市場相信,企業管治水平和企業業績甚至前景有直接的影響。

控制風險是發生了錯誤時,內控未能有效防止或發現的可能。當中包括沒有建立內控,或者建立了內控但設計有問題或控制不足夠,又或者建立了足夠的內控卻沒有切實和及時執行。

舉個幾個例子來嘗試說明一下:公司把大量現金存放在抽屜,既沒有上鎖,也沒有收支記錄,這就是沒「有建立內控了」;公司用一個普通的小錢箱來存放大量現金,而且也沒有收支記錄,這就是「建立了內控但設計有問題或控制不足夠」;公司把所有現金鎖進夾萬,而且也設計了一個收支記錄。可是,夾萬沒有按規定鎖好,收支記錄又不齊全,這就是「內控沒有切實執行」。

檢查風險就是Auditee存在問題或錯誤,但審計師找不出來的可能性。例如Auditee有一筆或然債務(Contingency liability),若果通過正常的Bank confirmation是可以找出來的。可是不知何解,相關的Bank confirmation沒有做,令審計師錯誤以為Auditee沒有或然債務。於審計實務來說,檢查風險愈高,審計工作量就愈多。

另外,檢查風險可以再細分成抽樣風險(Sampling risk)和非抽樣風險(Non-sampling risk)。顧名思義,前者涉及抽樣,例如抽樣的數量和方法有問題,以致出來的抽樣結果未能有效代表總體;後者則涉及其他方面,例如人為錯誤,疏忽,定錯了審計目的,用錯了審計程序,「放飛機」,「鬼揞眼」等等。

對於審計風險的控制,審計師主要是通過調節檢查風險。從上文中可以清楚看到,固有風險和控制風險是審計師無法控制的,就算是Auditee,他們也只能左右控制風險。所以,倘若固有風險和控制風險很高,又要維持一定水平的審計風險的話,審計師唯一可以做的,就是調低檢查風險,要做到這一點,就無可避免要做多些測試,審計工作量自然增加。

舉個例子,從事進出口貿易公司大多數都會有或然債務,換句話說,在審計或然債務上,存在一定的固有風險。假設貿易公司的內控不太理想,例如公司不會記錄這些或然債務,為了維持審計風險在低水平,審計師唯有將可接受的檢查風險水平調低,即是加強審計測試,例如不單索取Auditee所有銀行的Bank confirmation,而且還查閱所有Bank statements,甚至擴大Sample size,查看每單進口貿易是否開有信用證,以及跟蹤其信用證狀況。

國家審計署於早年下發了一份《審計機關審計重要性與審計風險評價準則》,內裡詳細列出以上各個風險的考慮因素,很值得參考。另外,Hong Kong Standard on Auditing (HKAS) 300,以及IAS 300也有提及。

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2012年6月11日星期一

Big 4內審趣聞(2):用印

早前有朋友講了兩個關於四大的工作趣聞,當中的一個已寫成了《Big 4內審趣聞(1):要求客戶為100元入賬》,另外一個現在也寫寫。以下文字由朋友提供,我只略為修飾了一下。

場景:四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查,於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。

經理A:「你地會計部好唔安全,點解你地個『財務印』要放係出納到?出納係會計部既人,會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票,應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀!」

客戶FC:「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎?你知道公司有多少交易要用『財務印』?用一次要總經理辦公室處理?」

這時經理A還不知已經出糗了,還向客戶提出反建議:「那麼就由『內審』管『財務章』吧!或者由總經理辦公室的秘書(她是負責管『公司章』)來管吧!」

客戶FC(發火中):「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜?另外,你叫一個秘書去批用『財務章』?她只是初中程度罷了,又唔係會計人,點識分會計文件既真假?」

經理A:「。。。」

其實也難怪那位經理,因為國內的用章制定和香港截然不同,國內普遍「認章唔認人」,而且每家企業都有多個印章,每種印章的用途又有不同的規定,要把它們搞清楚,的確要花一番時間。

一般國內企業的印章主要包括「公司公章(簡稱公章)」、「財務專用章(簡稱財務章)」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的,還會有一個叫「合同章」。

在眾多印章當中,「公章」比較重要,因為具有法律效力,例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義,「財務專用章」用於財務事項,主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯,申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」,和香港簽名加公司印不同。至於「發票專用章」,就是用來開發票時用的。

檢查簽名的真偽,我們可以核對簽名式樣,以及向簽名之人查詢有沒有簽過(當然,若數量太多就很難了)。但印章是死物,它不會告訴你「我曾於何時何日用過」!那麼怎樣去控制呢?國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章,以及登記所有用印事項。

例如公章,由於比較重要,通常都交由總經理或其授權人(大多數是總經理的秘書或者私人助理)保管。當需要用印時,申請人需要填寫申請書,具體說明用印理由,獲批准後,在總經理或授權人當面的監察下用印,而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份數,以及用印人的簽名。

至於財務專用章和法人私章,由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金,所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬,會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」,再由公司法人(或其授權人)核對,沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。

其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」,在審計前不妨在網上找來看一看。

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2012年6月8日星期五

大老闆心態造就高工時立法

本文於今天(6月8日)《信報》的年青有計專欄內刊登。

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大老闆心態造就高工時立法(作者:Bittermelon)

從事過審計的朋友,大抵都體驗過「填Timesheet」時的苦惱滋味。Timesheet其實是一份表格,審計員每月都要填寫給公司,上報當月每個審計項目的工作時數。說苦惱,因為收取的審計費總是不能和工作量成正比,令每個項目的Time budget都很有限,以至實際的工作時數超出預算。為了避免「Charge 爆鐘」而給合伙人「照肺」,大家就要各出奇謀了。

方法一是「卡冚卡」,利用新Job的預算來償還舊Job的「鐘債」。可是十個茶煲九個蓋不是長遠之計,最後唯有自行離職,就像宣布破產一樣來個「鐘數一筆銷」,到另一家公司重新做人。

方法二是做「債務重組」,事先和其他同事協調,這個Job我「Charge鐘」多些,你少些;下一個Job我「Charge」少些,你多些。可是巧婦難為無米炊,預算始終有限,「鐘債」依然纒身。

方法三是努力加班還「鐘債」,天天加班至深夜還未夠?唯有請病假來加班!情況像同時做幾份兼職,直至身心疲累而倒下為止。

會計的大老闆心態

造成今日的局面,其實與「大老闆心態」不無關係。

此心態其實存在於各行各業,有不少僱主都認為,我支付薪金給你,你就有責任乖乖幫我解決所有問題。遇到困難不要煩我,你自己解決好了。不論是審計和會計,香港的會計從業員就因此而受盡折磨。

會計工作特別之處是有時限性,以香港的上市企業為例,每年的業績必須於年終後的六個月內公佈,所以企業內的會計人員須要盡早完成年結工作,好讓審計師進行核數。可是,目前的會計準則要求愈來愈高,特別是香港跟隨了國際會計準則以後,事事講求「公允值(Fair value)」。當然,這是比較好的方法去評估企業的資產和負債,但工作量就無可避免大增。

工作量多了,但會計工作有季節性,大老闆當然不想貿然增聘人手。小僱員為了公司著想,「抵諗D」自己無償加班,盡力把工作完成。久而久之,這種「抵得諗」竟然變成「老逢」,大老闆不單沒有心存感激,最後還視之為小僱員的基本要求!

雖然近年很多公司都提倡Work-life balance,並且推出相應的措施,但作用有限,甚至帶來不便。曾於某會計師行工作的好友就有此遭遇,公司響應工作與生活平衡,硬性規定員工必須於晚上某時間前離開。某日好友因追趕死線,所以如常留在公司加班。快要到規定的時間,老闆見狀就走過來說:「早啲走啦,未做完都唔好留係到咁夜,做好既File聽朝放係我枱面喇!」好友無言,唯有盡快收拾細軟,將幾斤重的文件和電腦帶回家中繼續拼搏。

物極必反是永恆的道理,反彈是必然的。目前社會普遍要求立法規管最高工時,就是因為「大老闆心態」去得太盡,令小僱員要「作反」。

最高工時立法是雙輸

根據目前的資料,最高工時的規管有三個方向,第一個是當實際工時超過法定標準時,多出來的工時就視作加班,僱主必需支付加班費或以有薪假期來補償。第二個方向是實際工時不能超過法定標準,例如法例規定每天工作不可以超過十小時,否則便是違法。第三個方向則是以上兩個的混合。

其實工時只是眾多量度工具中較為客觀而已。至於在Timesheet上的工作時數是否等於幹了相等質量的工作,則是各有各的尺度,難以定出一個人人都能接受的「公允值」。在無可選擇下,似乎第三個方向比較能拉近勞資雙方的距離。

專業會計工作的性質特殊,若果實施最高工時難度很大,代價也不菲。例如在旺季,由於要控制每位員工的最高工時,但同時又要趕及期限,老闆唯一可做的就是增聘人手。可是,當到了淡季,工作量大減,多出來的人手便成為浪費,僱員在公司無所事事也不易過。

其實業界心知肚明,最高工時只會損害營商環境,甚至削弱香港的競爭力,但大老闆心態不懂得收斂,小僱員唯有爭取立法去保障自己的權益。這是一個雙輸的結果,公司盈利勢必下跌,連鎖反應下,僱員的工資也難以提升。

不論是大老闆還是小老闆,趁最高工時還未立法,是否應該好好設身處地想想,並和僱員一起達至雙贏的方案?

文章來源:http://hkyaa.blogspot.hk/

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2012年6月4日星期一

黑衣

每年的今天,即使遇到甚麼喜慶事,又或者天氣有多熱,早上起來換衣服時,身體的某個機能會自動提醒自己,去選那些深色的衣服來穿。

所以和往年一樣,今天我穿了一件深得近乎黑色的裇衫和一條黑色的西褲。雖然今天有點熱,但這根本不算是甚麼,也沒意思要去表達甚麼,控訴甚麼。

我只是想做點事情,去悼念當年今日不幸離世的人。有些人今天選擇去維園,有些去吃齋,有些去絕食,有些穿素服,有些上教堂,各式其式。慶幸我們生於香港長於香港,可以公開表達自己的想法和意見。願這一切不會改變。

雖然事隔23年,仍祝願生者平安,死者安息。

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